Teil 2: (E-Mail-Vorlage) E-Mail an Mitarbeitende mit Link zum DSGVO-Bericht

Die folgende E-Mail ist unser Standardtext an Mitarbeitende, mit dem Link zu ihrem persönlichen DSGVO-Bericht

Betreff: DSGVO Bericht

Liebe Mitarbeitenden

Der DSGVO-Bericht enthält Daten (E-Mails und Dateien) mit personenbezogenen Daten, die älter als 3 Monate sind.

Gemäß unserer DSGVO-Richtlinie (im englischen GDPR) sind Sie verpflichtet, Ihren DSGVO-Bericht zu überprüfen, der alle 3 Monate erstellt wird.

Der DSGVO-Bericht zeigt E-Mails und Dateien mit sensiblen personenbezogenen Daten, die älter als 3 Monate sind. Diese E-Mails und Dateien bleiben 3 Monate lang im Bericht bestehen.
Nach Ablauf dieser 3 Monate werden die Daten gelöscht, sofern sie nicht anders markiert wurden.

Wenn Sie nicht möchten, dass die gefundenen Daten automatisch gelöscht werden, können Sie die Daten im DSGVO-Bericht mit einer der folgenden Ausnahmen markieren:

"Privat" – Markieren Sie Daten als "Privat", wenn es sich um eine private Angelegenheit handelt. Privat markierte Daten sind von der Datenbereinigung nach DSGVO ausgenommen.
"Falsch klassifiziert" - Markieren Sie Daten mit "Falsch klassifiziert", wenn Sie glauben, dass die betreffenden Daten keine DSGVO-bezogenen Daten enthalten. Mit "Falsch eingestuft" markierte Daten werden aus dem Bericht ausgeschlossen.
"in Bearbeitung" - Markieren Sie Daten mit "in Bearbeitung", wenn sich die Daten auf eine laufende Angelegenheit beziehen. Die mit "in Bearbeitung" gekennzeichneten Daten bleiben im Bereinigungsbericht, bis die Markierung "in Bearbeitung" entfernt wird; danach wird die E-Mail nach 3 Monaten gelöscht.

Wenn Sie Daten sofort löschen möchten, können Sie den "Papierkorb" verwenden. Alles, was sich im "Papierkorb" befindet, wird jede Nacht endgültig gelöscht.

Hier ist Ihr Link zum DSGVO-Bericht

Mit freundlichen Grüßen
Geschäftsführung, IT & HR

Hilfreiche Anleitungen und Informationen: