Nedenstående tekst er et forslag til mailen med link til oprydningsrapporten.
Kære medarbejder
Det automatiske oprydningsværktøj har fundet data (mail og filer) med personoplysninger, der er ældre end 3 måneder.
I henhold til vores GDPR-politik, har du pligt til at gennemgå din oprydningssrapport, og slette alle filer med personoplysninger, der ikke er en legitim årsag til at beholde.
Oprydningsrapporten viser personfølsom data, der er ældre end 3 måneder. Disse data vil blive slettet efter 3 måneder i rapporten, medmindre du bruger en af nedenstående undtagelsesmuligheder:
- “Privat” – markér data med privat, hvis det er et privat anliggende. Data der er markeret med ”Privat” forbliver på rapporten oppe under fanen “PRIVAT” indtil markeringen fjernes.
- “Dispensation” – markér data med “Dispensation” såfremt data vedrører en igangværende sag. Data der er markeret med ”Dispensation” forbliver på rapporten oppe under fanen “DISPENSATION” indtil markeringen fjernes.
- ”Fejlklassificeret” – markér data med ”Fejlklassificeret” hvis du mener den pågældende data ikke indeholder GDPR relateret persondata. Data der er markeret med ”Fejlklassificeret” bliver undtaget fra GDPR oprydningen.
“Skraldespands-ikon” – Alt data, der markeres med ”skraldespanden” bliver slettet permanent hver nat. Det kan indtil da ses under fanen “SLETTET” for oven i rapporten.
Med venlige hilsner
Ledelsen, IT og HR
Vejledningsvideoer:
Klik her for at se en vejledningsvideo omhandlende oprydningsrapporten. Vælg videoen, der omhandler automatisk sletning.
Klik her for at læse om GDPR Data klassifikation.
Klik her for at læse om, hvordan data kan gendannes efter sletning.