Nedenstående mail er et forslag til, hvordan medarbejderne kan blive informerede inden scanningen
"
Kære medarbejder
Overholdelse af Datatilsynets retningslinjer
For at sikre at vores virksomhed overholder og efterlever Datatilsynets retningslinjer omkring beskyttelse af persondata i hht. Databeskyttelsesforordningen har ledelsen valgt at benytte et automatiseret oprydningsværktøj.
Dette oprydningsværktøj vil scanne og identificere potentielt non-compliant data, hvorefter det vil blive håndteret.
Oprydningsværktøjet gør det muligt for den enkelte medarbejder at håndtere GDPR compliance-processen så effektivt og smidigt som muligt her og nu - og på sigt.
Scanningsproces
Over den kommende periode vil virksomhedens data, der ligger i outlook og på fildrev blive scannet. Data, der bliver fundet og som er non-compliant vil blive identificeret og håndteret.
Du vil blive udførligt vejledt om, indenfor hvilken tidsramme du aktivt skal håndtere non-compliant indhold samt hvordan du skal håndtere det. Løsningen tager højde for privat indhold, der ligger i mails og på fildrev. Eksempelvis vil foldere/mapper, der indeholder formuleringen/overskriften ”privat” eller ”private” ikke blive scannet.
Hvad skal jeg gøre her og nu
Du kan begynde at rydde op i mails og fildrev, hvor du har private og følsomme oplysninger liggende. Flyt disse oplysninger til foldere, der er benævnt ”privat” / ”private”.
Aktiv deltagelse
Vi opfordrer alle medarbejdere til aktivt at tage del i denne GDPR compliance proces. Opstår der spørgsmål undervejs eller udfordringer står vi parate til at løse dem.
Der orienteres løbende om det videre forløb og proces.
Med venlig hilsen
Compliance Teamet
"