Die folgende E-Mail dient als Vorschlag, wie Mitarbeitende vor dem Scan informiert werden können.
Betreff: Vorbereitung auf Datenschutz-Scan – Information für Mitarbeitende
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Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Einhaltung der Vorgaben der EU-Datenschutzbehörden
Um sicherzustellen, dass unser Unternehmen den Anforderungen der EU-Datenschutzbehörden und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gerecht wird, hat sich die Unternehmensleitung entschieden, ein automatisiertes Tool zur Datenbereinigung einzusetzen.
Dieses Tool durchsucht unsere Daten und identifiziert potenziell datenschutz-kritische Inhalte, die anschließend entsprechend bearbeitet werden.
Das Ziel ist es, Ihnen als Mitarbeitende die Umsetzung der DSGVO-Vorgaben so einfach und effizient wie möglich zu machen – sowohl jetzt als auch langfristig.
Ablauf des Scans
In den kommenden Wochen werden Outlook-Postfächer sowie Dateien auf Netzlaufwerken gescannt. Inhalte, die nicht den Datenschutzvorgaben entsprechen, werden markiert und müssen anschließend bearbeitet werden.
Sie erhalten rechtzeitig Hinweise, in welchem Zeitraum Sie aktiv werden müssen und wie Sie mit solchen Inhalten umgehen sollen.
Persönliche Inhalte in E-Mails oder auf Laufwerken werden dabei berücksichtigt: Dokumente oder Ordner, die als „privat“ gekennzeichnet sind, werden nicht gescannt.
Was Sie jetzt tun können
Beginnen Sie am besten schon jetzt, Ihre E-Mails und Dateien durchzusehen und sensible oder private Inhalte in entsprechend gekennzeichnete „private“ Ordner zu verschieben.
Ihre Unterstützung ist wichtig
Wir laden alle Mitarbeitenden ein, sich aktiv an diesem Prozess zu beteiligen. Bei Fragen oder Unsicherheiten stehen wir selbstverständlich zur Verfügung.
Über die nächsten Schritte informieren wir Sie wie gewohnt rechtzeitig.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Compliance-Team
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