Hvordan definerer man en "custodian" på data der ikke har en naturlig ejer
Data & More har udviklet en nem måde at håndtere oprydning af data, der ikke har en naturlig ejer.
Mange organisationer har den udfordring, at nogle datakilder har f.eks. gamle data eller data uden en åbenlys dataejer. Eksempler på dette kunne være gamle fileshares, hvor mapper er blevet oprettet for mange år siden, og ingen administrerer dem længere. Mapper, der er oprettet af personer eller afdelinger, som ikke længere eksisterer eller har flyttet roller og ansvarsområder. Det kan også være SharePoint-websteder, der er oprettet af IT eller af en software service, og som derfor ikke har den "rigtige" dataejer, men blot den person eller det system, der har oprettet webstedet, som dataejer.
Når der ryddes op i data, der ikke er i overensstemmelse med reglerne, skal nogen se, hvilke data der findes, og verificere, at dataene kan slettes eller bør arkiveres, eventuelt et andet sted.
Det er derfor vigtigt at have et fuldstændigt overblik over, hvor der findes data, der ikke er i overensstemmelse med reglerne, hvad dette data er, og at kunne tildele dette data til en person. Data & More kalder denne proces for custodian mapping, dvs. at man tildeler en custodian for et givet sæt data, som er ansvarlig for at verificere, hvilke data der kan slettes eller ej.
En custodian vil modtage en rapport om de data, som den pågældende er ansvarlig for, med en komplet oversigt over alle data, kilder, alder, klassifikation, preview osv. for at kunne verificere, om data kan slettes eller ej.
Tildeling af en Custodian (custodian mapping) til en datakilde
Der er 2 måder at tildele en custodian til en datakilde på.
Metode 1:
Den første metode er via Data & More's clean up rapportoversigt, der giver et fuldt indblik i, hvor non-compliant, eller enhver anden type af data, der er klassificeret, er placeret.
Nedenfor er et skærmbillede af en oprydningsrapport, hvor arkiverne til venstre viser antallet af non-compliant-data på et givet sted. Det er også muligt at gå længere ned i et hvilket som helst arkiv.
Dette giver organisationen mulighed for at se, hvilke typer data der er hvor, og dermed bedre kunne tildele den rette custodian.
Metode 2:
Det er muligt automatisk at indstille en custodian på tværs af alle datakilder. Det er muligt at uploade en fil med en liste over stier og mail-konti, og de vil automatisk blive indstillet på alle datakilderne.
