E-postmeddelandet nedan Àr ett förslag pÄ hur ni kan informera anstÀllda inför skanningen
"
KĂ€ra medarbetare,
Efterlevnad av EU:s dataskyddsmyndigheters riktlinjer
För att sÀkerstÀlla att vÄrt företag efterlever EU:s dataskyddsmyndigheters riktlinjer gÀllande skyddet av personuppgifter i enlighet med den allmÀnna dataskyddsförordningen (GDPR) har företagets ledningsgrupp valt att anvÀnda ett automatiserat rensningsverktyg.
Detta rensningsverktyg kommer att skanna och identifiera potentiellt icke-kompatibel data, varefter den hanteras pÄ lÀmpligt sÀtt.
Rensningsverktyget gör det möjligt för enskilda medarbetare att hantera GDPR-efterlevnadsprocessen sÄ effektivt och smidigt som möjligt, bÄde omedelbart och pÄ lÄng sikt.
Skanningsprocess
Under den kommande perioden kommer företagets data som finns i Outlook och pÄ fillagringsenheter att skannas. All icke-kompatibel data som identifieras kommer att markeras för hantering.Ni kommer att fÄ instruktioner om den tidsram inom vilken ni aktivt bör ÄtgÀrda icke-kompatibelt innehÄll, samt vÀgledning om hur det ska hanteras. Lösningen tar hÀnsyn till privat innehÄll som finns i e-postmeddelanden och pÄ fillagringsenheter. Exempelvis kommer dokument eller mappar som Àr markerade som "privata" inte att skannas.
Vad ni bör göra nu
Ni kan börja rensa e-postmeddelanden och fillagringsenheter dÀr privat och kÀnslig information kan finnas lagrad. Flytta sÄdan information till mappar mÀrkta "privat".
Aktivt deltagande
Vi uppmuntrar samtliga medarbetare att ta en aktiv roll i denna GDPR-efterlevnadsprocess. Om frÄgor eller utmaningar uppstÄr finns vi tillgÀngliga för att ge stöd och assistans.
Processen och kommande steg kommer att kommuniceras vid behov.
Med vÀnliga hÀlsningar,Efterlevnadsteamet
"