Effizientes Onboarding für SaaS: Best Practices
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      IT-Onboarding-Workshop

      Dies ist ein praktischer Workshop, dessen Erfolgskriterium darin besteht, mit dem GDPR-Scanning von E-Mails starten zu können.

      Wenn Ihr Office365 nutzt, musst Du Zugriff auf die globalen Administratorrechte haben.

       

      Vorbereitung von Kundenseite

      (Die mit "optional" gekennzeichneten Punkte können auch während des Workshops durchgeführt werden.)

      1. Datenübersicht:
        Erstelle eine grobe Übersicht aller zu analysierenden Daten (auch wenn es erstmal nur ein Testlauf/ PoC ist, da Data & More so eine spätere Skalierung vorbereiten kann).

      2. Testgruppe:
        Erstelle eine Liste von maximal 7–12 E-Mail-Konten, die gescannt werden sollen.

      3. Informationspflicht:
        Stelle sicher, dass alle Personen auf der Liste informiert wurden, dass ihre Daten durch die DSGVO Toolbox gescannt und von der Projektgruppe sowie Data & More zur Verbesserung der Datenklassifikation und Konfigurationsqualität eingesehen werden können.

      4. Benutzerkonto:
        Richte ein Benutzerkonto mit einer gültigen E-Mail-Lizenz ein (z. B. E1). Wir empfehlen den Namen gdprsendout_noreply@clientname.com. Dieses Konto wird vom Data & More-Server genutzt und darf nicht mit Multifaktor-Authentifizierung gesichert sein.

      5. (Optional) App-Registrierung für Exchange Online.

      6. (Optional) Exchange On-Premise:
        Falls Deine Organisation Exchange On-Premise nutzt, müssen die Konten der Testgruppe dem zuvor erstellten Servicekonto zugewiesen werden. (siehe dir diesen Artikel an: Exchange On-Premise)

      Agenda

      1. Einführung:
        Vorstellung der Teilnehmer:innen und Festlegung der Hauptansprechperson.

      2. Support-Kontakt:
        Vorstellung der E-Mail-Adresse support@dataandmore.com.

      3. Testgruppe:
        Übergabe der Liste der Testkonten.

      4. App-ID und Secret:
        Erstellung und/oder Übergabe von App-ID und Secret (App-Registrierung).

      5. Servicekonto:
        Erstellung und/oder Übergabe eines Mail-Versandkontos (z. B. „gdprsendout_noreply@clientname.com“)

      6. Konfiguration:

        Data & More Support konfiguriert die Toolbox (10-minütige Kaffeepause).

      7. Validierung:
        Überprüfung der Konfiguration.

      8. De-Throttling:
        Anpassung der Exchange-Drosselung.

      9. Andere Quellen:
        Besprechung, wann und wie andere Datenquellen (z. B. SharePoint, OneDrive, On-Premise) integriert werden.

      Das Scannen von SharePoint-, OneDrive- und On-Premise-Datenquellen wird im Rahmen von zwei weiteren Onboarding-Workshops behandelt.

       

       

      Nächste Schritte nach dem ersten IT-Onboarding-Workshop

      1. Einwöchiges Scannen und Überprüfung:
        Durchführung des Scans und erste Analyse der Ergebnisse.

      2. Klassifikations- und Policy-Workshop:
        Einladung zum Workshop durch Client Success, um die Klassifikation und Richtlinien zu besprechen, und die Ergebnisse anzusehen.

      3. Weitere Quellen:

        • Liste mit Aktionen und Verantwortlichkeiten.
        • On-Premise-Daten.
        • Vorbereitung des IT-Produktionsmeetings nach Abschluss einer Produktionsvereinbarung.

      4. IT-Produktionsmeeting (nach Abschluss der Produktionsvereinbarung):

        • Gesamtdatenübersicht
        • Priorisierung der zu scannenden Daten.
        • Zertifikate für die Domain (z. B. gdpr.client.com/de).
        • Benachrichtigungs-Mailkonto
        • AD-Verifizierung für E-Mails.

      5. Workshops zur Einführung:
        Durchführung von Client-Success-Workshops, um die gesamte Organisation einzubinden.