Effizientes Onboarding für SaaS: Best Practices
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      So erstellst Du ein Postfach für den Versand von Berichten

      Erstelle geteilte Postfächer, damit die E-Mails mit den DSGVO Berichten von einer zentralen Adresse wie no_reply@domain.de gesendet und andere Mails empfangen werden können. Gesendete E-Mails werden im Postfach gespeichert.

      Um ein geteiltes Postfach in Office 365 zu erstellen, benötigst Du Administratorzugriffrechte. Befolge diese Schritte:

      1. Melde Dich mit Deinen Administratoranmeldedaten beim Office 365-Admin-Portal an.

      2. Gehe im Admin-Center zu "Admin Center" und wähle "Exchange" aus.

      3. Navigiere im Exchange Admin Center zu "Recipients" (Empfänger) in der linken Navigationsleiste.

      4. Wähle im Bereich "Recipients" (Empfänger) die Option "Shared" (Geteilte Postfächer) aus.

      5. Klicke auf das "+" (Plus)-Symbol, um ein neues geteiltes Postfach hinzuzufügen.

      6. Fülle die erforderlichen Informationen für das geteilte Postfach aus:

        • Anzeigename: Gib einen Namen für das Postfach ein.
        • E-Mail-Adresse: Gib die gewünschte E-Mail-Adresse für das Postfach ein (z. B. sharedmailbox@yourdomain.de).
        • Mitglieder hinzufügen: Klicke auf "Add" (Hinzufügen), um Benutzer hinzuzufügen, die Zugriff auf das Postfach erhalten sollen. Du kannst Benutzer suchen oder aus Deinem Verzeichnis auswählen.

      7. Lege im Abschnitt "Mailbox permissions" (Postfachberechtigungen) fest, welche Benutzer welche Berechtigungen für das Postfach erhalten sollen.


        Shared_mailbox

      8. Klicke auf "Save" (Speichern), um das geteilte Postfach zu erstellen.


      Nach Abschluss dieser Schritte ist das geteilte Postfach erstellt, und die hinzugefügten Benutzer erhalten Zugriff darauf. Diese können das Postfach über Outlook oder andere E-Mail-Clients nutzen, je nach zugewiesenen Berechtigungen.

      Bitte beachte, dass es einige Zeit dauern kann, bis das Postfach vollständig aktiv ist. Es kann erforderlich sein, dass Benutzer ihre E-Mail-Clients oder Outlook neu starten, um das Postfach zu sehen.

      Vergiss nicht, das Postfach vor der Nutzung zu testen, um sicherzustellen, dass es wie vorgesehen funktioniert.

       

      Für weitere Details zu diesem Thema siehe auch: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/email/create-a-shared-mailbox?view=o365-worldwide