Nedenstående tekst er vores standardtekst til mailen til medarbejdere med link til deres oprydningsrapport
Emnefeltet: GDPR oprydningsrapport
"
Kære kollega
Det automatiserede oprydningsværktøj har fundet data (e-mails og filer) med persondata, der er ældre end 3 måneder.
I henhold til vores GDPR-politik er du forpligtet til at gennemgå din oprydningsrapport, som udsendes hver 3. måned. Du skal gennemgå dataene i rapporten og slette de filer, der ikke overholder reglerne.
Oprydningsrapporten viser følsomme persondata, der er ældre end 3 måneder. Disse data vil blive slettet efter 3 måneder i rapporten, medmindre du anvender en af undtagelserne nedenfor:
"Privat" – Markér data som "Privat", hvis det drejer sig om et privat anliggende. Data markeret som "Privat" vil forblive øverst i rapporten under fanen "PRIVAT", indtil markeringen fjernes.
"Dispensation" – Markér data med "Dispensation", hvis dataene vedrører en igangværende sag. Data markeret med "Dispensation" vil forblive i rapporten under fanen "DISPENSATION", indtil markeringen fjernes.
"Fejlklassificeret" Markér data med "Fejlklassificeret", hvis du mener, at de pågældende data ikke indeholder GDPR-relaterede oplysninger. Data markeret som "Fejlklassificeret" vil blive udelukket fra rapporten.
Alle data markeret med "papirkurven" vil blive permanent slettet hver dag. Du kan ses under fanen "SLETTET" øverst i rapporten indtil da.
Link til oprydningsrapport
Med venlig hilsen
Ledelse, IT & HR
Instruktionsvideoer:
Klik her for at se en vejledningsvideo omhandlende oprydningsrapporten.
Klik her for at læse om GDPR Data klassifikation.
Klik her for at læse om, hvordan data kan gendannes efter sletning.
"