Hvis du har “Project Manager” rettigheder i Data&More, har du adgang til siden “Reports”, hvor du har mulighed for at redigere tekst, dato mm. for de mails, der sendes ud til brugerne med link til deres oprydningsrapporter.
I toppen af siden vises alle de aktive rapporter, som der er åbnet adgang til. Rapporter kan kun åbnes for adgang af Data&More. Kontakt support@dataandmore.com for at få hjælp til dette.
Hver rapport har et lille ikon, som man har mulighed for at ændre:
Hvis et ikon lyser op i en gul farve, betyder det, at den pågældende rapport har en udsendelsesdato gemt.
Når man retter i opsætningen for en rapport, er der fire faneblade:
Hver af disse sektioner gennemgås nedenfor.
Report
Øverst i denne visning ses dato og tidspunkt for den senest sendte oprydningsrapport, samt det planlagte tidspunkt for den næste.
Show logo:
Her kan det aktiveres, om virksomhedens logo skal vises eller ej.
Report Header:
Her kan man ændre overskriften, som vises i toppen af rapporten. For brugere med udvidede rettigheder, vises denne overskrift ligeledes i den sorte menubjælke i venstre side af skærmen.
Report body:
Selve teksten, som vises i toppen af oprydningsrapporten kan ændres her. I venstre side rettes selve teksten, og i højre side vises, hvordan teksten kommer til at se ud. Til at rette i teksten, har man velkendte tekst redigerings-værktøjer til rådighed, såsom at gøre teksten fed, kursiv eller understreget, samt muligheden for at indsætte bulletpoints eller nummerrækker.
Til at rette teksten i venstre side kan man både anvende ikonerne i værktøjsbjælken eller skrive teksten ind i HTML-format.
Start date and cycle period:
Her kan dato og klokkeslæt for den næste mail-udsendelse angives, samt hvor lang tid der skal være indtil den efterfølgende mail-udsendelse (cyklus). For en cyklus kan der angives antal måneder, år, uger, dage. Hvis man angiver tre måneder, vil den efterfølgende mail-udsendelse være på den valgte dato, tre måneder senere. Hvis man eksempelvis angiver 1/9 som næste rapport-dato med en 3 måneders cyklus, vil den efterfølgende rapport-dato være d. 1/12.
OBS: Hvis man anvender den automatiske slette-model, skal man konsultere Data&More inden man ændrer på en rapport-cyklus.
Make report static:
Standard-indstillingen i oprydningsrapporter er, at de er statiske. Det betyder, at når en rapport sendes ud til brugerne, så ændrer antallet af fund i deres rapporter sig ikke, før de modtager en mail om en ny rapport. Med andre ord ændrer antal fund i en rapport sig ikke i løbet af en cyklus på f. eks. 3 måneder, hvis rapporten er statisk.
Hvis denne indstilling er slået fra, så vil rapporten være dynamisk, hvilket betyder, at en bruger får nye fund i sin rapport, ligeså snart at systemet har fundet nye persondata. Det sker eksempelvis, hvis noget persondata fra den ene dag til den anden bliver mere end 3 måneder gammelt (standard opsætningen er, at data skal være minimum 3 måneder gammelt for at optræde på rapporten).
Show private Tab & Tag:
Her kan man slå til, om brugerne skal have mulighed for at sætte en "privat" mærkat på data i rapporten.
Show mark as read:
Hvis denne setting slås til, vil data i rapporten, som er blevet åbnet med “+” ikonet, få en grå markering.
Enable highlight:
Med "highlight" slået til, vil man kunne se i rapporten, hvor sætninger og numre, der er afgørende for klassifikationen af data, optræder henne. Eksempelvis vil highlight-funktionen kunne vise brugeren, hvor et pasnummer eller personnummer står i en mail.
Show folder filters:
Med denne funktion slået til, vil man kunne åbne underfolderne og se, hvor de fundne data befinder sig henne. Man kan trykke på en underfolder i sin rapport, for at anvende dette som filtrering. Eksempelvis kan man som bruger filtrere sin rapport på alle de fund, der befinder sig i “sendt post” folderen i Outlook.
Download CSV:
Hvis brugeren skal kunne eksportere de fundne data til en CSV-fil, kan denne funktion slås til.
Show Content:
Hvis denne funktion er slås til, har brugeren mulighed for at se indholdet af de fundne data (mail, fil osv.). Brugeren folder indholdet ud ved at anvende “+” ikonet ud for det enkelte datasæt.
Show Shared With:
Hvis denne funktion er slås til, vil man som bruger kunne se, med hvor mange andre brugere et datasæt (mail, fil osv.) er blevet delt med. På denne måde vil brugeren kunne identificere, hvor mange andre brugere, der har adgang til at se og slette de pågældende persondata.
Show Duplicates:
Med denne funktion slået til, kan brugeren se, om et dokument i rapporten optræder flere gange, samt hvorhenne dokumentet er placeret.
Subscribers
Under fanebladet “subscribers” kan man rette i den tekst, som er i den mail, der sendes ud til alle modtagere af oprydningsrapporten.
Send mail to Subscribers:
Hvis denne opsætning slås til,vil alle de brugere, der er fundet data på, modtage og have adgang til oprydningsrapporten.
OBS: Hvis man slår denne opsætning fra efter der er sendt rapporter ud, vil brugerne miste deres adgang til rapporten!
Email Template:
Under sektionen “Subject” angives det emne, som mailen sendes med.
Under sektionen “Body” kan teksten i mailen til medarbejderne ændres. I venstre side rettes selve teksten, og i højre side vises, hvordan teksten kommer til at se ud. Til at rette i teksten, har man velkendte tekst redigerings-værktøjer til rådighed, såsom at gøre teksten fed, kursiv eller understreget, samt muligheden for at indsætte bulletpoints eller nummerrækker. Til at rette teksten i venstre side kan man både anvende ikonerne i værktøjsbjælken eller skrive teksten ind i HTML-format.
Analytics
Analytics settings:
I denne sektion kan man give adgang til såkaldte “custodians”, hvilket er personer, som skal have udvidet adgang til at kunne se analyse-grafer for alle eller udvalgte grupper af medarbejdere.
Send analytics report for the full dataset to the Custodians selected below:
Her kan man indsætte mailadresser på de personer, som skal have adgang til analyse-grafer for rapporten.
Send analytics report for the dataset limited to AD group to the Custodians selected below:
Her kan man indsætte navnene på de AD grupper, som skal have adgang til analyse-grafer for rapporten. Når man indsætter en AD gruppe, vil de brugere, som er i den pågældende AD gruppe have adgang til at se analyse-grafer for rapporten.
Restrict analytics data to team members:
Hvis denne opsætning slås til, vil der kun vises data for de brugere, som refererer til de valgte custodians.
OBS: For at kunne afgrænse til teammedlemmer kræves det, at man i sin Azure opsætning anvender feltet “Manager”.
Include all, not only directly managed users:
Hvis denne opsætning slås til, vil alle brugere blive inkluderet i visningen, uafhængigt af, hvilke managers, som brugerne i rapporten refererer til.
Email Template:
I tekst-redigeringsmodulet angives emnefeltet for mailen, og teksten kan indsættes og rettes på samme måde som beskrevet under “Report” og “Subscribers”.
Notifications
Under notifications kan man se en historik over alle de tidligere udsendte rapporter, og rapporter, der er planlagt i fremtiden.
Yderst til højre ses datoen for rapport-udsendelsen. Derudover vises navnet for rapporten, antal datasæt i rapporten("Documents"), antal brugere, der modtager rapporten ("end users"), og antallet af custodians.
Hvis en rapport har været sendt, kan man folde denne ud (ved at klikke på den) for at se en række detaljer om rapporten:
- Under “Time” vises tidspunktet for, hvornår mailen blev sendt.
- “Account” angiver brugerens mailadresse,
- “Last login” viser, hvornår brugeren senest har logget sig ind.
- “Status” viser, om mailen har været sendt ud og modtaget i brugerens indbakke med succes.
- “Actions”: Her kan man vha. mail-ikonet gensende mailen til den pågældende bruger, f. eks. hvis brugeren er kommet til at slette mailen.